Libro de Clases Electrónico Sence: Calendario de vigencia 2017

El pasado 15 de diciembre, Sence recapitulo la vigencia del nuevo sistema y comunico un plan de implementación con mayor coherencia a mi juicio. Este plan inicia el próximo día 16 de Enero y finaliza el 24 de febrero. El comunicado se realizo en la web de Sence, y plantea lo siguiente.

Para facilitar el proceso de aprendizaje del nuevo software, Sence realizará capacitaciones en todas las regiones del país, comenzando por las más extremas a contar del 2 de enero de 2017. Las capacitaciones estarán dirigidas principalmente a facilitadores y personal administrativo de los OTEC.

Luego de realizada las capacitaciones, los OTEC tendrán dos semanas de plazo para comenzar a utilizar el Nuevo del Libro de Clases Electrónico (LCE), iniciándose su implementación de manera gradual a partir del 16 de enero de 2017 ( Arica y Parinacota; y Tarapacá), para posteriormente continuar de forma progresiva en el resto del país.

A continuación ponemos a disposición calendario con fechas de realización de las capacitaciones e implementación en cada una de las regiones.

implementacion-libro-sence

 

 

 

 

Libro de Clases Electrónico Sence: Adiós a Acepta.com

El día 24 de Noviembre el OTIC Corcin difundió un correo de Javiera Munizaga (Encargada de la Unidad de Franquicia Tributaria de SENCE), indicando:

… la Unidad de Tecnologías de la Información del Servicio por razones de mejoras tecnológicas y de usabilidad del Libro de Clases Electrónico, ha desarrollado un nuevo sistema para el registro de asistencia que se lanzará a contar del día Lunes 28 de noviembre del presente año, dejando así sin efecto el actual Libro de Clases Electrónico de ACEPTA a contar del 1° de diciembre. Por lo tanto se solicita que los OTEC y empresas informen la asistencia del actual sistema (ACEPTA), para así evitar que alguna de éstas quede almacenada en el disco duro del computador y se pierda. La información de asistencia que ha sido registrada por medio del actual libo de clases se irá migrando a este nuevo sistema, para que puedan emitir su Certificado de asistencia.

Los OTEC y empresas podrán seguir utilizando su computador y el mismo lector biométrico (Huellero). De todos modos para no tener inconveniente con la instalación de la aplicación local se debe considerar los siguientes requisitos de
Hardware y Software.

Hardware:
• Memoria RAM: 1 GB
• Procesador: Pentium 4 o superior.
• Se requiere que exista la unidad C para realizar la instalación.
• Espacio en Disco Duro: 20 GB

Software:
• Sistema Operativo Windows: Windows (se ha testeado bajo Windows XP, Windows 7 32bits y 64bits).
• .Net Framework 4.5
• Java Runtime Edition
• Driver Lector Biométrico U.Are.U 4500

Finalmente indica:

Si llegase a fallar se deberán respaldar la asistencia en un libro físico para que puedan otorgarles una asistencia retroactiva si así lo amerita, lo que será respaldado por una resolución que otorgue validez del Libro de Clases Físico, sin perjuicio de continuar el proceso de toma de asistencia en el LCE. El soporte para los OTEC estará dado por el call centerde SENCE, además del correo electrónico: soporteLCE@sence.cl durante el mes de diciembre del presente año,posterior a esta fecha se seguirán utilizando los correos electrónicos de las Direcciones Regionales destinados para los casos del Libro de Clases Electrónico (adjuntos en este mail).
El día de hoy se estará enviando comunicado oficial desde Comunicaciones SENCE a los OTEC, Universidades, entre otros actores del sistema.

 

 

 

NCH 2728 of. 2015: Requisitos Auditor Interno

He retomado los post después de mucho tiempo, en el pasado mes de Septiembre realice mi curso de Auditor Interno para la Norma Chilena 2828 of. 2015 Organismos Técnicos de Capacitación. Este curso lo realice en la casa certificadora Applus Chile.

Lo interesante de este proceso son los nuevos requisitos que debe contar por cierto el auditor interno de estos Sistemas de Gestión. Estos se establecen en la DA D45 REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN SEGÚN NCh2728:2015, este se encuentra en su versión 2 . En lo referente al requisito 8.2.2 señala lo siguiente:

a. La auditoría interna, completa, debe ser realizada al menos una vez cada doce meses.

b. El auditor interno/externo, debe evidenciar contar con:
b.1. Curso de la norma NCh2728:2015, mínimo 16h;
b.2. Curso de técnicas de auditoría, mínimo 16h, pueden ser cursos de auditor interno; y
b.3. Conocimiento de los procesos de capacitación, con experiencia demostrada en al menos dos metodologías distintas de entrega de capacitación.

c. En el caso que un Consultor haya implementado el sistema de gestión del OTEC, no podrá realizar o participar en la auditoría interna del mismo OTEC. Se entiende como Consultor a personas naturales y personas jurídicas. Se deberá contar con una declaración jurada notarial por parte del Representante Legal del OTEC, en la cual declare que el(los) consultor(es) no participa(n) en las auditorías internas.

Se hace necesario que los Organismos de Capacitación, planifiquen con antelación sus auditorias y verifiquen las competencias de sus auditores internos, la versión 2 del DA D45 se descarga da-d45-v02.

NCH 2728 of.2015: Primera Acta Comité Tecnico

 

Con fecha 02 de abril del presente año, se comunica por correo electrónico la primera acta (NCh2728-20140402-03) del comité técnico que evidencia los acuerdos y exposiciones de la primera reunión realizada el pasado 02 de Abril de 2015.

Aspectos relevantes fueron las declaraciones de Humberto Marín, Encargado de Desarrollo de Proveedores del Servicio Nacional de Capacitación (SENCE), para que comente sobre la solicitud de SENCE sobre la revisión de la norma NCh2728.

El Sr. Humberto Marín, comenta sobre el nuevo trato que comenzará a existir entre SENCE y los proveedores. Indica que SENCE discutió la pertinencia de la revisar la norma NCh2728 ya que es una norma que impacta con la gestión que tienen los OTECs.

Indica que se debe estandarizar a las OTECs, SENCE quiere acompañar sin intervenir en la unidad productiva. Con el nuevo departamento de desarrollo de proveedores es establecer mejor calidad para los proveedores.

La orientación del proceso es el concepto de calidad, debido a que la norma actual no es suficientemente clara en este concepto.

Con respecto a la norma NCh2728, el Sr. Marín indica que SENCE evaluó la posibilidad de no hacer una revisión de esta norma y esperar la actualización de ISO 9001:2015, sin embargo se quiere avanzar para que exista una NCh2728 modificada.

El Sr. Humberto Marín aclara que SENCE no está por actualizar la norma con respecto a la ISO 9001. La Ley hace referencia a la NCh2728 y no a la ISO 9001, por lo tanto no es posible de modificar. Se requiere seguir con la NCh2728 y su actualización es pertinente.

El Sr. Alejandro Salinas opina que existen OTEC son varias sedes y solo se certifican solo algunas. Cree que se debe incluir en el alcance que la norma aplica a cada una de las sedes.

La Sra. Eugenia Ramsay, profesional de la División de Acreditación del INN, aclara con respecto al alcance. Los organismos de certificación deben cumplir con la norma NCh-ISO 17021 y en donde deben presentar un formulario en donde se declara las sedes, ubicación y en base a esto se debe visitar la casa matriz. Si el cliente no declara, el organismo de certificación le entrega un certificado solo de la casa matriz, por lo tanto si no es declarado no está informado.

Existe una confusión con el concepto de “sede” y de “casa matriz”.

La Sra. Elida Moreira, indica que el tema de las sedes en un tema que se debe resolver. No tiene solo que ver con la oficina administrativa y que se debe visitar cada una de las sedes, siendo un costo adicional. Como SENCE posee un sistema de acreditación de infraestructura, no correspondería que cada sede este certificada.

Se adjunta al final del acta la presentación de la reunión. Los asistentes se pueden verificar en el siguiente archivo, Listado.

La naturaleza y transparencia del proceso de consulta, verifica una gran interés en el proceso. evidenciando una vez mas una de las características de la implementación de las normas técnicas en el país, el hecho de ser un compilado de buenas practicas que debe dar garantías para el correcto uso de la Franquicia Tributaria, la cual busca el aumento de la empleabilidad de los trabajadores menos calificados.

NCH 2728 versión 2015. Compilado de Observaciones

Con fecha del día 17 de Marzo el Comité Técnico a cargo de la consulta publica de la Nueva NCH 2728, cita a la primera reunión de su comité técnico. Con fecha 20 de Marzo, establece que la reunión tiene un cupo limitado de participantes, a pesar de la gran cantidad de personas interesadas. A continuación reproduzco el comunicado

Estimado Sr./Sra.:

Agradeciendo su interés de participar en la primera  reunión del Comité Técnico citada para el día 02 de abril de 2015, de 10:00 a 12:30 horas, se informa que debido al número de personas confirmadas, el cual sobrepasa la capacidad de la sala, se ha resuelto que solo podrán asistir aquellas personas que representen a las instituciones que realizaron observaciones  (Aprobación – con Observaciones Técnicas o Desaprobación con observaciones) al proyecto de norma NCh2728.

El listado de éstas instituciones se indica en el archivo adjunto,  en la página 62 a 63 . Sólo podrá asistir una persona por institución.

Otras instituciones que deseen participar, lo pueden hacer a través de videoconferencia. Para ello deben confirmar su participación al correo electrónico: anamaria.alvarado@inn.cl. Posteriormente, se les enviará un correo indicando las instrucciones de conexión.

Agradeciendo de antemano  su comprensión, se despide atentamente a Ud.,

Ana María Alvarado

En esta ultima comunicación adjunta envía un compilado de observaciones en un documento que supera las 60 hojas, el cual se puede descargar NCh2728-20150317-083.

En el documento participan activamente distintos estamentos del Sistema Nacional de Capacitación y los Organismos de Certificación. Pero para mi sorpresa son la Autoridad SENCE y  los Organismos Certificadores Applus (LGAI Chile), Bureau Veritas Certification y TUV Rheinland Chile quienes hacen los aportes mas coherentes a la norma, bajo la experiencia del tamaño de los OTEC y los requisitos normativos. Sorprende además algunas correcciones que apuntan a aspectos como el coffee break y a la comida.

Pero lo positivo de esta situación es la amplia participación en el proceso, la representatividad de este y la transparencia en que se ha incurrido. Lo digo ya que la obligatoriedad de la norma y el giro único, nace entre gallos y media noche del día sábado 04 de Septiembre de 2004.

Comparto la tesis de aquellos que plantean la mejora de la norma NCH 2728, y no que se reemplace por la nueva ISO 9001:2015. Esto no es mas que la búsqueda de ventajas competitivas en un mercado ya de por si ultra regulado.

Estaremos atento a como el proceso se desarrolla, y esperanzado en la sobriedad que nos caracteriza en el ámbito de la gestión de calidad.

NCH 2728 versión 2015: Análisis y desaprobación con comentarios

 

Parto mi post, sobre el proyecto de norma en consulta publica – prNCH2728, con la taxonomía que solicita el INN en este proceso que termina su consulta el próximo día 02 de Enero de 2015. Esto lo hace en un comunicado del día 05 de Noviembre de 2014 referencia NCh02728-3090-0536-14-001.

Este proceso que según el INN:

El estudio de normas técnicas requiere un respaldo técnico y científico sólido de todos los sectores que puedan tener relación con este tema (productores, distribuidores, usuarios o consumidores, organismos tecnológicos y científicos y organismos del Estado), con el objeto de lograr el mayor grado de aplicación posible y el equilibrio necesario para el beneficio común.

En este proceso se da la posibilidad los comentarios al proyecto en consulta NCh02728-2014-043, esto se puede hacer atendiendo a tres estados en el NCh02728-3090-0536-14-001: Aprobación sin comentarios – Aprobación con comentarios – Desaprobación con comentarios.

Es aquí donde me detendré, en mi opinión la norma en consulta no tiene un grado de aplicación posible, será una norma que se desalineara de su noma de referencia la ISO 9001 que pronto pondrá en vigencia su nueva versión 2015, la cual también esta en consulta aún.

Sobre la nueva versión deseo plantear mi posición en algunos aspectos relevantes de forma y de rigurosidad técnica en algunas clausulas de la norma en consulta publica.

Se establece definitivamente el concepto OTEC y se hacen aclaraciones sobre los conceptos de capacitación que se alinean con la ISO 9000:2010, con un conjunto de aclaraciones sobre la documentación y los registros, que mejoran la implementación de algunos conceptos de la norma. Ademas de referencia a la ISO 10034 donde se proporcionan directrices para el desarrollo y mantenimiento de la documentación necesaria para asegurar un sistema de gestión eficaz.

En el punto 6.2.1 Generalidades establece:

En caso de contratar como parte del personal permanente al(los) profesional(es), técnico(s) y administrativo(s), se debe evaluar y seleccionar con respecto a la descripción de cargo requerido por el OTEC y, una vez seleccionado(s)(as), debe(n) ser contratado(s)(as) a honorarios, contrato de trabajo a plazo fijo o indefinido, con todas las implicancias legales que estos poseen.

Sobre esto ultimo, se cae en un despropósito ya que el tamaño general de los OTEC es de 2 personas administrativas que por lo general son los dueños y un grupo de profesionales que tienen un nivel de relación bajo u alto dependiendo del nivel de operaciones de la OTEC. En mi opinión existe la estructura legal y mas apropiada para llevar a cabo esto y le compete a la dirección del trabajo. La dirección tiene poder resolutivo sobre un proceso, sin embargo la auditoria de certificación me podría llevar a judicializar la relación laboral con prestadores de servicios.

En el punto 6.3 Infraestructura establece:

La infraestructura debe cumplir además con lo establecido en la Ley N°20.422, la que establece normas sobre igualdad de oportunidades e inclusión social de personas con discapacidad

Sobre esto ultimo esto es responsabilidad de los prestadores de servicios de sala de clases, y el cumplimiento a nivel nacional es un fracaso de las autoridades, personalmente conozco la problemática de la discapacidad y de la mala infraestructura a nivel nacional para el libre desplazamiento de personas con discapacidad. Sin ir mas lejos el metro de Santiago no pude garantizar ese desplazamiento en el 100% de sus estaciones. Para que hablar de cuando las actividades se hacen en dependencias del cliente y NO tiene la infraestructura que requiere la ley.

En el punto 6.4 ambiente de trabajo establece:

La dirección debe asegurar que el ambiente de trabajo en su oficina administrativa tenga una influencia positiva en la motivación, satisfacción y desempeño de su personal con el fin de mejorar el desempeño del OTEC.

El OTEC debe asegurar que el establecimiento donde se desarrollará la capacitación, cumpla con el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requerimientos del usuario(a).

El espíritu de la norma de referencia la ISO 9001:2008 señala siguiente nota : El término “ambiente de trabajo” está relacionado con aquellas condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo, incluyendo factores físicos, ambientales y de otro tipo (tales como el ruido, la temperatura, la humedad, la iluminación o las condiciones climáticas).

Aspectos por demás muy fáciles de evidenciar, y de controlar con la autoridad pertinente que es el municipio quien entrega la patente del OTEC. La autoridad pertinente Dirección del Trabajo puede supervisar y evaluar aspectos de cumplimiento legales básicos para el trabajo. Los conceptos altruistas de motivación, satisfacción y desempeño son variables muy subjetivas de medir, cuando la población laboral del país basa su enfoque de satisfacción solamente en el aspecto pecuniario (cuanta plata gana).

Crea el requisito normativo 6.5 Información (No existe en la norma de referencia ISO 9001):

La dirección del OTEC debe tratar los datos como un recurso fundamental para su conversión en información y para su uso como fuente de conocimiento, el cual es esencial para la toma de decisiones basada en hechos.

Con el fin de gestionar la información, el OTEC debe:
a) identificar sus necesidades de información;
b) identificar y acceder a las fuentes internas y externas de información;
c) convertir la información en conocimiento de utilidad para el OTEC y las partes interesadas;
d) usar los datos, la información y el conocimiento, actualizados y fidedignos, para establecer y cumplir sus estrategias y objetivos;
e) asegurar la protección y confidencialidad de los datos e información apropiada, de acuerdo a lo señalado por la Ley N°19.628; y f) evaluar los beneficios del uso de la información con el fin de mejorar la gestión de la información y el conocimiento.

Este nuevo requisito en si no genera valor ya que la información es el eje del requisito 8.4 análisis de datos. La protección de los datos se debiese tratar con el requisito 7.5.4 Propiedad del usuario.

Crea el requisito normativo 6.6 Recursos financieros (No existe en la norma de referencia ISO 9001):

La gestión de los recursos debe incluir actividades para determinar las necesidades de recursos financieros y las fuentes de los mismos.
La dirección debe planificar, tener disponibles y controlar los recursos financieros necesarios para implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad eficaz y eficiente, para lograr los objetivos del OTEC.
La mejora en la eficacia y la eficiencia del sistema de gestión de la calidad puede influir de manera positiva en los resultados financieros del OTEC, a través de dos vías:

a) internamente, mediante la reducción de fallas en los procesos y en el servicio, disminuyendo la pérdida de material y tiempo, realizando análisis de costos unitarios asociados al servicio;

b) externamente, mediante la reducción de no conformidades con el servicio, costos por deserción de usuarios(as) y/o participantes, por situaciones administrativas asociadas, no adjudicaciones de servicios, entre otros.
Los informes financieros de las actividades relacionadas con el desempeño del sistema de gestión de la calidad y la conformidad del servicio se deben utilizar en las revisiones de la dirección.

Se quiere depurar el mercado y generar barreras de entrada a pequeños operadores del sistema, en favor de competidores que lo único que garantizan es Infraestructura, Un cumplimiento legal bajo un potente depto de RRHH y un capital de trabajo que les permita competir sobre la base de un patrimonio y no de la calidad.

Curiosamente la norma no hace indicaciones a la sección de diseño y desarrollo, donde el foco en la competencias laborales a desarrollar y que son vitales para el SENCE ni siquiera son referenciados los reglamentos y manuales.

Creo que se está desarrollando una norma que exige garantías a los OTEC que ni las empresas mandantes son obligadas a desarrollar, y son las que reciben la franquicia tributaria. De antemano les agradecería enviarme todas las indicaciones posibles, ya que es mi intención es hacer llegar todas estas a la respectiva comisión del INN.

Compártelo con tus amigos relatores y pequeños empresarios OTEC.

Libro Electrónico Sence: Análisis de los hechos

630_problemas_sence

Durante los últimos meses me parece sorprendente, como la industria de la capacitación no ha sido capaz de generar contenido, o producir debate sobre el uso del Libro Electrónico de Clases SENCE.

Un dato para que se conozca el tamaño de la industria

Dibujo-159

Comencé a buscar información en el buscador Google, curiosamente aparece un articulo de este blog con 2 fotos a la caja del huellero digital (con cero contenido). Pero encontré muy buena información, como la de Álvaro Fischer en su artículo  SENCE: Un nuevo -e innecesario- Transantiago. , el cuel publuico el dia 23 de Mayo de 2013, que puedes visitar en este enlace.

Álvaro recopila unas consideraciones a comentar fundamentales y cito

El proyecto tiene su origen el año 2008 y que el 2009, la DIPRES (Min. Hacienda) le asegura un financiamiento de 600 millones de pesos para su implementación.  Hacia fines del 2009, el SENCE licita el diseño y construcción de la plataforma que debería administrar la información y que –además- sería propiedad del citado servicio. En esa misma época se da inicio a un plan piloto que buscaba –especialmente- sensibilizar al mercado y avanzar en la implantación del nuevo modelo por la vía de la seducción. El cambio de gobierno modificó partes importantes del modelo original y entre otras cosas, privatizó la operación del nuevo sistema, entregando una suerte de “concesión”, cual carretera, con un “peaje” que ahora pagaría el Estado al operador.

Constato además, lo improvisado del proceso y profetizo un caos. Opinión que todos en la industria compartíamos por cierto, recién pude conocer el huellero digital por el día 11 de Julio de este año.

Los esfuerzos por mejorar el método de control del libro de clases, han pasado desde un precario word que nos acompaña hasta hoy; un libro descargable en su edición del año 2012, que no permitía completar datos ya que se encontraba en PDF y por ultimo la identificación dactilar.

huellero sence

Todo el proceso ha sido llevado a cabo por la empresa Acepta.com, quien se hace cargo de la administración del Sistema. Han publicado programas de capacitación, un sistema de call center que funciona con mediana efectividad, han desarrollado manuales de usuario, etc…

Durante este proceso, y a la fecha ya tenemos cuatro versiones del software, este aun arroja errores y todavía no cumple la noble misión de abondar la practica de la firma del libro de clases en papel, el cual esta en todo su esplendor.

Pero se ha sabido poco de los operadores  OTEC. Si se investiga por la red, nos podemos encontrar con la carta abierta de la Asociación Metropolitana de Organismos Técnicos de Capacitación AGMO.  Esta carta enunciaba los siguientes problemas el día 10 de Agosto de 2013.

  • Sistema de Acepta con funcionamiento inestable, lo que impide ingresar efectivamente al sistema.
  • La información que considera  el sistema aparece y desaparece, lo que afecta la confiabilidad del mismo, incluso teniendo N° de acción asociada.
  • Los datos de cursos ingresados por OTIC y empresas en SENCE, no aparecen en los registros del LCE.
  • Al intentar verificar asistencia, en algunos casos el sistema requiere conexión a internet, lo cual no debiera ser, según la información proporcionada por Acepta.
  • Se pierden datos de los alumnos, como nombre y rut, según sea el momento de consulta. Esto genera que alumnos ingresados y verificados en un momento, en otro momento requieran ser enrolados.
  • Imposibilidad de contactar y lograr respuesta desde mesa de soporte de Acepta, tanto telefónicamente como por correo electrónico.
  • Correos enviados a SENCE (acepta@sence.cl) rebotan.
  • Manuales de funcionamiento no corresponden a sistema en uso, lo que genera confusión y errores de operación.
  • Sistema para verificación de asistencia por huella se bloquea y se requiere reiniciar el equipo, lo que involucra atrasos en la toma de asistencia, generando reportes de que curso comienza más tarde.
  • No hay respuesta a consultas por parte de SENCE, a excepción de un correo tipo que obliga a volver a sistema antiguo (papel) sumando a esto un sobre esfuerzo al tener que fotografiar a alumnos, grabar las pantallas con errores del sistema y otras acciones, que afectan directamente la calidad de la actividad de capacitación, en su desarrollo, pues genera un ambiente de incertidumbre en los alumnos y relatores.

Finalmente solicita aplazar la implementación del Sistema a partir del 02 de Enero del 2014. Con fecha 12 de Noviembre publica en la sección de noticias de su web que el día martes 12 de noviembre, nuestro Presidente, don Horacio Dollenz, en su calidad de Secretario Ejecutivo de FARO, se reunió con el Director Nacional de SENCE, don Juan Benett, quien estuvo acompañado por los señores Rodrigo Sobarzo y Mauricio Velastin.

Esta reunión fue infructuosa ya que, cito:

Como resultado de la reunión, no se tuvieron respuestas satisfactorias a los temas planteados por lo que creemos deberemos esperar a las nuevas autoridades para abordarlos. A saber:

  • La ley de capacitación se quedó en un proyecto que se espera dejar presentado para trámite legislativo, sabiendo que no tiene posibilidades de ser aprobado en este gobierno. Por ahora el SENCE está operando en los temas de interés por la vía de decretos.

  • Para los otros temas de esta carta no hay soluciones ni proyectos para atenderlos.

 

El SENCE de Valparaíso, publica en la web institucional el día 19 de Noviembre:  SENCE Valparaíso reconoce a 15 OTEC por correcta implementación del sistema de Libro de Clases Electrónico.

Para el profesional delegado del SENCE Valparaíso, Ramón Muñoz, esta distinción “es un incentivo para los OTEC y OTIC que imparten cursos en la región, con quienes hemos creado una serie de canales de comunicación con la sola idea de entregar un buen servicio a nuestros beneficiarios. Este es un paso muy importante, ya que nos estamos adaptando y respondiendo a los nuevos tiempos, aplicando un sistema que facilita el trabajo en diversas áreas relacionadas a la capacitación”.

Lo único claro es que el proceso no fue consensuado, no hubo marcha blanca, el software no estaba listo y aun no sabemos la efectividad de los procesos de liquidación de cursos y el uso de efectivo de la franquicia.

Para finalizar creo que el proceso se esta trabajando como un marcha blanca, no declarada. Falta solo saber si las empresas podrán aplicar su franquicia tributaria en el ejercicio renta de abril próximo.